Microsoft Dynamics CRM 2015 Outlook クライアント同期の新機能 2


みなさん、こんにちは。

今回は前回に引き続き Microsoft Dynamics CRM 2015 Outlook クライアントにおける、同期の新機能の情報をお届けします。
Microsoft Dynamics CRM 2015 Outlook クライアントの同期には
–フィールド単位の同期
–予定に添付したファイルの同期
–取引先担当者の住所の同期
–Outlook で割り当てられたタスクの同期
の4つの新機能が追加されました。

今回は取引先担当者の住所の同期と、Outlook で割り当てられたタスクの同期について説明します。

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取引先担当者の住所の同期

以前は出来なかった Dynamics CRM 取引先担当者の住所と、その取引先担当者に関連した Outlook の連絡先の住所の同期が、新機能の追加により Microsoft Dynamics CRM 2015 Outlook クライアントで可能となりました。

取引先担当者の住所の同期の設定は、デフォルトでは下記のとおり Outlook の連絡先のある郵送住所のみを同期するシステムの設定となっています。

cap0
 

実際の同期のイメージは下記のとおりとなります。例えば、前出のデフォルトの同期の設定で、Outlook クライアント上に下記のような連絡先がある場合、
cap01 

この連絡先の電子メールアドレスと同じ取引先担当者を Dynamics CRM で作成し、Outlook クライアントで同期すると下記のとおり住所の情報も同期されます。  
  cap002

Outlookで割り当てられたタスクの同期

以前は出来なかった Outlook により他のユーザーから割り当てられたタスクの同期が、Microsoft Dynamics CRM 2015 Outlook クライアントでは可能になりました。
ここでは下記のような前提とシナリオを例として Outlook で割り当てられたタスクの同期を説明したいとます。

[前提]
・Dynamics CRM のユーザとして test01 と Admin というユーザが存在し、それぞれのユーザが Outlook クライアントを使用している

[シナリオ] 
test01 が Outlook で作成したタスクを Admin に割り当て、Admin に割り当てられタスクを Dynamics CRM に同期する

1) まずは同期の設定を確認します。デフォルトのシステムの設定では Outlook で割り当てられたタスクの同期は無効になっていますので、下記のとおりに有効にします。
 cap0     
 
 
2)  次に test01 のメールアドレスを確認します。makohonjo@xxxx.com  というメールアドレスが設定されています。  
 test0101

3) Admin のメールアドレスを確認します。mahonjo@xxxx.com というメールアドレスが設定されています。  
 Admin01

4) それでは実際にタスクを作成してみましょう。test01 が Outlook にてタスク 「新しいタスク その1」 を新規作成し、タスクの依頼の準備をします
 cap01 

 

5) 作成したタスク 「新しいタスク その1」 の割当先として Admin の電子メールアドレス mahonjo@xxxx.com を宛先に設定し、送信します。これで test01 から Admin へのタスクの依頼は完了です。 

 cap02

6) Admin にて依頼されたタスクを確認します。Admin の Outlook でタスク 「新しいタスク その1」 の依頼を受信しているので、承認ボタンをクリックしてタスクを承認します。
 cap03

7)  Admin にて承認ボタンをクリックすると下記のような承諾のダイアログが表示されます
 cap04

8) Admin にてタスク 「新しいタスク その1」 を承認すると Admin のタスクトレイに下記のように割り当てられたタスク 「新しいタスク その1」 が表示されます 
cap06 

9) Admin にてタスク 「新しいタスク その1」 を保存して、Dynamics CRM で追跡させます。 
cap08

10) Admin に割り当てられた Outlook のタスク 「新しいタスク その1」 が、Dynamics CRM の Admin のタスク 「新しいタスク その1」 として同期されます。 
 cap07 

まとめ

今回 2 回にわたって Dynamics CRM 2015 Outlook クライアントに追加された同期の新機能を紹介しました。これらの新機能により、よりこまかな同期の制御が可能となるとともに、利便性も大きく向上しています。皆さんもぜひ Dynamics CRM 2015 Outlook クライアントに追加された同期の新機能をご利用ください。

– 本庄 真

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