Dynamics CRM 2014 年春/SP1 サーバー側同期 Exchange Online との予定、タスク、取引先担当者連携


みなさん、こんにちは。

前回は、サーバー側同期機能を利用した Exchange Online との電子メール
連携を紹介しました。今回は、電子メール以外のサーバー同期対象である
予定、タスク、取引先担当者の連携について紹介します。

※予定、タスク、取引先担当者の連携は、Exchange Online でのみ有効な
機能となります。

概要

同期機能によりMicrosoft Dynamics CRM Online で作成した予定、タスク、
および取引先担当者 が Exchange Online にも自動で作成されます。その後
各種レコードを更新した際も、双方に自動で変更が反映されます。ただし
この機能を利用する際、以下のことに注意してください。

- 処理は非同期で実行されるため、即時に反映されない場合があります。
- 同期できるレコードは Microsoft Dynamics CRM Online で作成された
ものです。先に Exchange Online で作成したレコードは同期されません。

では早速手順を見てみましょう。尚、各種構成は前回の記事で紹介しています
ので、まだご覧になっていない方はこちらからご確認ください。

手順

メールボックスの有効化

予定、タスク、担当者の同期設定もメールボックス設定で行います。

1. 設定 | 電子メールアクセス構成 | メールボックスをクリックします。

2. ユーザーのメールボックスを開きます。

3. 予定、取引先担当者、タスク 設定が 「サーバー側同期」 であることを確認します。

4. まだ承認していない場合は「電子メールの承認」をクリックして電子メールを
承認します。
 

5. 確認画面で「OK」をクリックします。

6. 設定が正しく行われているか確認するため、「メールボックスのテストと
有効化」をクリックします。

7. 確認画面で「OK」 をクリックします。

8. メールボックスの一覧に戻り、状態が“成功” となったことを確認します。尚、
テストは非同期で行われるため状態が変わらない場合、一定時間後画面を更新
してください。

動作確認

Exchange Online を開いて、予定、タスク、取引先担当者 が作成されているか確認します。

1. Exchange Online の「Outlook」をクリックします。

 

2. 画面の左下にある「タスク」をクリックします。

 

3. Dynamics CRM Online にあるタスクのうち、自身が所有者となっているものが
作成されていることを確認します。非同期で行われるため一定時間後画面を確認してください。

 

4. 作成されたタスクは Exchange Online 上で変更すると Microsoft
Dynamics CRM Online に自動反映されることを確認します。
作成されたタスクを「完了」に変更します。

5. Dynamics CRM Online に自動反映されていることを確認します。
非同期で行われるため一定時間後画面を確認してください。

6. 次に「People」をクリックします。

 

7. Microsoft Dynamics CRM Online の取引先担当者のうち、自身が所有者と
なっているレコードが作成されていることを確認します。非同期で行われる
ため一定時間後画面を確認してください。 

 

8. 作成された取引先担当者は、Exchange Online で更新されると Microsoft
Dynamamics CRM Online に自動反映されることを確認します。取引先担当者
の勤務先電話番号 を変更します。

9. Microsoft Dynamics CRM Online に同期されていることを確認します。
非同期で行われるため一定時間後画面を確認してください。

 

10. 最後に予定表を確認します。予定は Microsoft Dynamics CRM Online に
サンプルデータが用意されていないため、自身で予定を作成し予定表へ
自動作成されることを確認します。

11. Microsoft Dynamics CRM Online を開きます。営業 | 活動 をクリックします。

12. 予定を作成します。

13. Exchange Online の「予定表」をクリックします。

14. 予定が作成されてることを確認します。

15. 作成された予定を Exchange Online で更新すると、Microsoft Dynamics CRM
Online に自動反映されることを確認します。予定日を更新します。

 16. Microsoft Dynamics CRM Online に同期されていることを確認します。
非同期で行われるため一定時間後画面を確認してください。

 

まとめ

前回の記事を含め、2 回にわたりサーバー側同期による Exchange Online との連携を紹介しました。
サーバー側同期機能で、電子メールルーターを設置せずとも電子メールの送受信が可能になる上、
Microsoft Dynamics CRM Online の予定、タスク、取引先担当者が Exchange Online と自動連携
することが可能となり、利用者が特別な操作を行わずとも Exchange Online から 自分のタスク、
予定を把握、更新することが可能になります。

Microsoft Dynamics CRM Online をご利用の際は、是非 Exchange Online との連携をご検討ください。 

 - プレミアフィールドエンジニアリング 河野 高也

 

Comments (5)

  1. _ より:

    矛盾があるように思えたのですが、認識誤りでしたら指摘願います。

    自習書: Office365連携設定編

    ※P15を参照するとCRMに予定を反映できるような気がします。

    Web: blogs.msdn.com/.../dynamics-crm-spring-14-sp1-server-side-sync-mail-2.aspx

    ※以下の記載がありました。

    同期できるレコードは Microsoft Dynamics CRM Online で作成されたものです。先に Exchange Online で作成したレコードは同期されません。

  2. _ より:

    知識不足で恐縮ですがご回答頂けますと幸いです。よろしくお願いします。

  3. コメントありがとうございます。

    こちらのブログで紹介している機能は Outlook クライアントを利用しない場合のシナリオとなり、

    自習書については Outlook クライアント連携を利用したシナリオのため、Outlook クライアント

    から予定を作成したのち、「追跡する」ボタンをクリックすることで Dynamics CRM サーバー

    にレコードが作成されるため、同期できる状態となります。

    中村 憲一郎

  4. _ より:

    認識不足で恐縮です。

    大変助かりました、ご回答ありがとうございます。

  5. _ より:

    わかりやすいご回答ありがとうございました。

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