Dynamics CRM 2011 : 一括削除を利用してデータの整理

みなさん、こんにちは。

今回は管理者の方向けの情報として、一括削除を利用した
データ管理について情報を提供します。

古いデータの対処

システムを利用していると、だんだんデータが蓄積されていきます。
これらのデータは過去の活動の解析や履歴の確認などで非常に重要
ですが、データの種類や運用によっては不要なデータも存在します。

古いデータを削除することは以下のメリットがあります。

1. データベースのサイズをコントロールできる
オンライン環境においても、設置型環境においても、ストレージは
無限ではありません。古いデータを正しく管理することにより、
データベースのサイズをコントロールできます。

2. パフォーマンスの向上
データの持ち方やインデックスの状況により必ずしもパフォーマンスが
向上するとは限りませんが、不要なデータを持たないことで、クエリの
パフォーマンス向上が期待できます。

一括削除ジョブの活用

不要なデータは古いデータであることが多く、ユーザー自ら不要な
データを検索して手動で消すという運用は現実的ではありません。
そこで一括削除ジョブを活用できます。

一括削除ジョブは以下の機能があります。

・定期的にジョブを自動実行できます。(7、30、90、180、365 日ごと)
・削除対象のレコードを高度な検索と同じ UI で指定できます。
・SDK を利用したジョブの作成も可能です。
・ジョブの完了時に電子メールの送信が行えます。
※電子メールの送信には電子メールルーターまたは Outlook が
正しく構成されている必要があります。

定期的な一括削除ジョブの確認

繰り返し設定を行った一括削除ジョブについては、設定 | システム
| システムジョブより、定期システムジョブビューを選択することで
表示が可能です。

ジョブを取消したい場合などは、こちらから該当のジョブを選択して
削除してください。

まとめ

削除対象はエンティティとして実装されているレコードになります。
例えばアクティビティフィードのフォロー情報などもエンティティの
レコードですので、古いフォローを削除するなど、活用方法は
色々あります。

一度不要な情報が存在するか、また一括削除ジョブにて管理が
可能かご検討ください。

- Dynamics CRM サポート 中村 憲一郎