Dynamics CRM 2011 インポート機能を利用したデータ操作

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みなさん、こんにちは。

今回は Dynamics CRM 2011 で拡張された、インポート機能を紹介します。

Dynamics CRM 2011 では以下の機能がサポートされます。

‐ Excel へのデータのエクスポート
‐ エクスポートしたデータを編集した後、再度インポートすることでの、データ更新
‐ エクスポートした Excel に、新しい行を追加することでの、データ作成
‐ Excel、CSV、テキスト形式ファイルのインポート
‐ ZIP 形式の圧縮された複数ファイルの一括インポート
‐ 単一ファイルから複数エンティティへのデータインポートおよび相互参照の設定

今回は、エクスポートしたデータの更新および新規作成に関して詳細を紹介します。
では早速手順を確認しましょう。

Excel を利用したデータの更新手順

1. Internet Explorer で Dynamics CRM 2011 に接続します。

2. レコードの更新をしたいエンティティに移動します。今回は取引先企業を利用します。

3. ワークプレース | 取引先企業グリッドに移動して、リボン上の 「Excel にエクスポート」
ボタンをクリックします。

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4. ダイアログが出るので、画面下部にある 「このデータを再インポートできるように必須
の列見出しを対象に含める」 にチェックを入れて、エクスポートをクリックします。

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5. ファイルは一旦任意の場所に保存します。

6. 保存したファイルを開きます。

7. 任意の場所を更新します。（更新箇所を黄色にしています）
また新規レコード用に一行追加します。

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8. リボンのデータのインポートボタンをクリックします。

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9. 更新したファイルを選択して、次へをクリックします。

10. 設定の確認とデータのインポート画面で、重複の許可等設定を行います。

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11. 送信をクリックします。

12. 状況を確認するため、ワークプレースにある、インポートをクリックします。

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13. 該当するインポートのレコードの結果を確認します。

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14. ワークプレース | 取引先企業グリッドを確認します。レコードの更新および作成が
成功しています。

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機能の詳細

いかに機能の詳細を紹介します。

サポートされる内容

･ 取引先企業名等、更新できるフィールドの修正
･ エクスポートされた Excel に新しい行を追加することでのレコードの作成
･ Owner 列を編集することでの、他ユーザー、チームへのレコード割り当て
･ アクティブ/非アクティブ等の、レコードのステータス変更

サポートされない内容

･ エクスポートされた Excel の行を削除することでの、レコードの削除
･ データ更新時、CreatedOn 等の、更新対象ではない行の修正
･ データ作成時、CreatedOn 等の、作成対象ではない行の作成
･ 関連レコードの列の修正

関連レコードの列に関しては、Excel で編集しようとした場合に、セルが保護されている
旨のエラーが出力されるため、容易に判断が可能です。

特別な型に関して

Dynamics CRM でのみ利用する特別な型は、以下のように処理されます。

‐ オプションセット
Excel にエクスポートした時点で、プルダウンによる選択肢を提供しています。
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‐ ステータス
ステータスに関してもオプションセット同様の振る舞いになりますが、実際の
更新時には、 SetStateStatus メッセージが呼ばれます。エンティティごとに
特定のステータスになるための前提条件があるため、それを満たさない場合には
エラーとなります。

‐ 所有者
レコードの名前で、ユーザーとチームの検索が行われます。

‐ 通貨型
Excel にエクスポート時に、通貨型と値に分離されます。数値の列が更新可能です。
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‐ 文字列
最長文字列の定義が、マウスオーバーが確認可能です。

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‐ 数値と日付
OS の設定にそった形式で表示されます。形式は自動でチェックされます。

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重要なポイント

この機能を利用する場合、以下の点に留意してください。

‐ データの変更がない行は、インポート時に処理の対象になりません。これは不要な
ワークフローやプラグインが呼ばれることを避けるためです。
‐ 取引先担当者やユーザーのように、参照を設定する場合は、フルネームの指定が必須です。
‐ 電子メールの宛先等、複数の関連を設定できる行は、本機能の対象外です。
‐ グリッドが同じ表示名の列を含んでいる場合、本機能は使用できません。
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‐権限のない列を更新するような変更は処理されません。
‐ Excel 2010 RTM を利用している場合、一旦エクスポートしたファイルは保存して開いてください。
‐ 非表示になっている A 列から C 列までのデータは変更しないでください。

まとめ

Dynamics CRM 2011 のインポート機能は大幅に拡張されました。その中でもデータの
更新および作成機能は、非常に柔軟でかつ使いやすい機能だと思います。他シス連携や
マスターデータ更新等で、是非本機能を試してください。

情報元: Leverage Microsoft Excel to edit records
https://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2011/06/01/leverage-microsoft-excel-to-edit-records.aspx

- Dynamics CRM サポート 中村 憲一郎