Dynamics CRM 2011 Beta 版 - Outlook クライアント3 : 電子メールと予定

  • Article

Dynamics CRM 2011 Beta 版 Outlook クライアント機能について、これまでも英語版の情報をもとに紹介してきましたが、今日は電子メールと予定に関する新機能を紹介します。

Dynamics CRM Outlook クライアントといえば、"CRMで追跡" 機能を思い浮かべる方が多いと思います。
Dynamics CRM 導入を検討していただく際に Outlook クライアントとの統合は特徴的な機能となっており、中でも電子メール、予定に設定できる "CRMで追跡" はみなさんが関心を持たれる機能です。

まず、｢CRM で追跡｣から紹介します。

CRM で追跡

毎朝、仕事はじめに Outlook を起動し、受信トレイの電子メールを確認されると思います：

電子メールに目を通し、必要なメールには｢CRM で追跡｣を設定していると思います。Dynamics CRM 2011 Beta 版では、新機能として、追跡を設定した電子メールに関連する CRM データが Reading ペインに表示されるようになりました。
電子メールに指定されている取引先担当者に対して、右側の Reading ペインに CRM レコードへのリンクを確認することができます。このリンクは、見やすいようにレコード種類でまとめられており、このリンクをクリックして CRM フォームを開くことができます。
また、受信者に CRM に登録されていない担当者がいる場合は、赤字で表示され、該当するデータが CRM に登録されていないことが一目でわかります。未登録の担当者をクリックし、取引先担当者、あるいは潜在顧客として CRM に登録することもできます：

電子メールを営業案件やサポート案件に変換したい場合、あるいは接続を追加したい場合もリボン メニューから行うことができます。

大量の電子メールがあり、大量の関係者がいる場合、一つ一つ手で登録するのは大変ですよね。このような場合も、新しい Dynamics CRM Outlook クライアントでは、電子メール追跡を使用して取引先担当者や潜在顧客を送信者の電子メールから自動作成することができます。
また、作業に必要な CRM オプションを複雑な項目から探す手間も省け、Reading ペインで "Options" をクリックすることで設定を管理することができます。

 

次に、｢CRMで追跡｣以外に電子メールと予定に追加された機能を紹介します。

CRM 電子メールと予定

Outlook の電子メール作成時に使用できる豊富な機能と CRM が提供する機能、この2つを両方使用したい、という要望があると思います。
たとえば、スペル チェックのような電子メール編集時に使用できる Outlook 機能を使用しつつ、CRM が提供するカスタム フィールド、Web リソース、営業資料、サポート情報、電子メールテンプレートといった CRM 固有の機能も使用したいという場合です。

次の Outlook 電子メールをみてください：

電子メールのリボン メニュー に、電子メールテンプレートの挿入、サポート情報の挿入、営業資料の添付のためのメニューを確認していただけると思います。
また、最近使用した一覧もありますので、ここから使用頻度の高いアイテムを確認することもできます。

全く新しい機能として "CRM Fields" ボタンを紹介しておきます。このボタンを使用して、Outlook の電子メール フォームでカスタム CRM フィールドを直接編集することができるのです。

Dynamics CRM 2011 Beta 版では、電子メールを書いて、CRM で追跡を設定し、メールを送信、次に、CRM で該当アイテムを開いて別途編集、といったように別々に作業する必要はなく、Outlook の同じウィンドウですべてを行うことができます。

追加事項をいくつか紹介します：

1. CRM 電子メールでフィールドをカスタマイズすると、それらは CRM Fields ページに表示されます。
2. CRM Fields ページは予定にも使用可能です。
3. 定期的な予定も追跡することができます。

今後も Outlook 関連の新機能に関するブログが予定されいますので、少しずつ日本語で紹介したいと思います。

情報元 : Microsoft Dynamics CRM 2011 ~ Rich CRM Email and Appointments
https://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2010/10/13/microsoft-dynamics-crm-2011-rich-crm-email-and-appointments.aspx

- Dynamics CRM サポート 斎藤　さち江