Microsoft Dynamics CRM 差し込み印刷テンプレートについて


今日は、Microsoft Dynamics CRM でのWord 差し込み印刷に関するブログです。

CRM 4.0 では、Outlook クライアントと Web クライアントの両方で Word 差し込み印刷機能を使用することができます。
ここでは、次の4つの内容についご紹介します。

  • Word 文書形式の違いについて
  • Word バージョン毎の XML 書式について
  • Dynamics CRM で空白テンプレートの Word バージョンを制御する方法について(英語版ブログをご覧ください。)
  • Dynamics CRM Web クライアント、または Dynamics CRM Outlook クライアントで差し込み印刷テンプレートをアップロードする
  • Word ファイルをダウンロードしたが、アドインに CRM ボタンが表示されない

CRM の Word 差し込み印刷機能を紹介するにあたり、次の 3 つの用語について簡単に説明します。

1. 差し込み印刷 テンプレート(.DOT、.DOTX、または.DOTM)
- Word テンプレート、またはマクロ有効テンプレートで、差し込み印刷メイン文書を作成するためのベースとして使用されます。
- クライアント コンピューターでは、既定インストールの場合、Word テンプレートは次のフォルダに配置されます。
(例 C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\<ロケール ID>)

2. 差し込み印刷 メイン文書 (.DOC、.DOCX、または .DOCM)
- メイン文書は、個々の文書生成時に使用されるテンプレートで、データ ソースへのリンクと差し込み印刷タグが含まれます。
- メイン文書で差し込み印刷エンジンが動作し、個々の文書が生成されます。

3. 生成された差し込み印刷文書
- 個々の文書は差し込み印刷エンジンによって生成された出力結果です。
- 個々の文書は、電子メール、ファックスとして送信することができ、または単体の文書として印刷することもできます。

Dynamics CRM 差し込み印刷文書は、XML ファイルとして作成する必要があります。

先に紹介した 3 種類の文書のうち、差し込み印刷 テンプレート、および差し込み印刷メイン文書をアップロードすることができます。

文書を CRM にアップロードするためには、ファイルを XML 形式に変換する必要があります。
ご存じのように、Word の [名前をつけて保存] ダイアログで XML ドキュメントとして保存することで、簡単に XML 形式に変換することができます。

Dynamics CRM では両方のバージョンMicrosoft Word XML 形式をサポートします。

  • Word 2003 : WordML
  • Word 2007 : オープン Office フォーマット

Word 2007 XML 形式を使用した場合、Dynamics CRM 4.0 開発段階ではいつくかの問題が確認されており、Word 2003 XML 形式を使用しています。
そのため、Dynamics CRM でアップロードするメイン文書は、Word 2003 XML 形式を使用することをお奨めします。

CRM Web クライアントで差し込み印刷を実行し、[最初のテンプレート:] として"空のドキュメント" を選択した場合、Word 2003 の XML 形式空白文書をベースとして使用します。
英語版ブログには、Word 2007 フォーマットを使用したい場合の対応方法に関する記述がありますが、CRM Web サイト内のファイルの置き換えはサポート対象外ですので、紹介を控えます。
興味のある方は、最後に情報提供元の英語版へのリンクを追記していますので、英語版をご覧ください。

テンプレートを CRM にアップロードする

Outlook クライアントと Web クライアントのどちらからでも差し込み印刷用テンプレートをアップロードすることができます。
次のメニューから差し込み印刷用テンプレートをアップロードすることができます。

[設定] > [テンプレート] > [差し込み印刷用テンプレート]

新規差し込み印刷用テンプレート、および既存の差し込み印刷用テンプレートを、[ファイルの添付] を使用してアップロードすることができます。

Web クライアントからテンプレートをアップロードする場合、アップロード時にアップロードされたドキュメントに対する処理は発生しません。
一方 Outlook クライアントで、差し込み印刷機能を使用する場合は、追加の機能があります。
リストビュー、またはテンプレートフォームのメニューから差し込み印刷を実行している場合に、差し込み印刷ウィザードの最後に [CRM にテンプレートをアップロードする] メニューが表示され、アップロードを行うことができます。

また、差し込み印刷用テンプレート保存時の、名前、関連エンティティ、企業形態、テンプレート言語、選択されたデータフィールドなど入力項目が自動的に設定されます。
テンプレートとして使用するため、データ ソースとクエリは削除されます。

Word ファイルをダウンロードしたが、アドインに CRM ボタンが表示されない

ここまでは、Dynamics CRM の差し込み印刷機能について紹介してきましたが、ダウンロードした Word ファイルで CRM アドインボタンが表示されない場合があります。
この場合は、下記スクリーン ショットにあるWord の [テンプレートとアドイン] に CRMTemplate.dot へのリンクが正しく設定されているか確認することで問題を解決できる場合があります。

Word 2007 をご利用の場合は、[Word のオプション] を開き、 [アドイン] - 管理: テンプレート[設定] から下記画面を表示することができます。
先に説明しましように、保存した Word をメモ帳などで開くと、XML 形式で保存されていますので、XML でも確認することができます。

この値が正しく設定されていない場合は、設置型の場合は ADSdkRootDomain、ADWebApplicationRootDomain、IFD の場合は、IFDSdkRootDomain、IFDWebApplicationRootDomain の値を確認してください。

情報提供元 :
Microsoft Dynamics CRM Mail Merge Templates
http://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2008/06/10/microsoft-dynamics-crm-mail-merge-templates.aspx

MSCRM 4.0 Mail Merge Basics
http://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2008/01/15/mscrm-4-0-mail-merge-basics.aspx

- Dynamics CRM サポート 斎藤 さち江

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