Sharepoint 2010: Teil 5 – Grundlegende Konzepte von Sharepoint – Listen / Bibliotheken


Unser Sharepoint Server sollte nach der Installation, Konfiguration und den ersten Einstellungen in der Zentraladministration fertig und frisch sein um damit loszuarbeiten. Aber wie startet man ?

Im 5. Teil der Artikelreihe beschäftigen wir uns mit den grundlegenden Konzepten der Sharepoint Plattform, zur Verwaltung jeglicher Daten – Listen und Bibliotheken.

Eine Liste ist die Basisstruktur in der sämtliche Daten von einfachen Einträgen in einem Kalender bis hin zu Infopath Formularen etc. abgelegt werden. Eine Liste kann man sich vereinfacht wie eine Tabelle in einem relationalen Datenbanksystem vorstellen – wobei Listen um ein Vielfaches flexibler sind! Listen wiederum bestehen aus Spalten – in Sharepoint Fields genannt – welche den Datentyp einer “Zelle” eines Eintrags vorgeben. Also zum Beispiel das Field “Vorname” vom Typ “Text”. Ein weiterer wichtiger Teil von Listen sind die Listenansichten (List Views). Sharepoint Listen bestehen insgesamt aus 3 “Modulen”: Das Listenschema (die Sammlung der Fields), die Listenansichten und die Listenformulare (zur Eingabe/Editieren/Ansicht eines Elements).

Eine Bibliothek ist auch eine Liste, wobei jedes Element einer Bibliothek aus einer Datei (zB Dokument) bestehen muss optional zusätliche Felder haben kann.

Zum Anlegen einer neuen Liste muss man nur auf der Site seiner Wahl unter den “Site Actions” auf “More Options..” klicken, dann erscheint ein hübscher Dialog (umgesetzt mit Silverlight und der neuen Dialog API von Sharepoint 2010) . Alternativ kann man auch einfach auf “Lists” in der Aktuellen Navigation (links) klicken und dann auf “Create”. Siehe Abb. 1

imageAbb. 1 – “Create” Dialog

Sharepoint bietet eine Reihe von Listenvorlagen, welche sich einfach durch ihre Spalten und Listenansichten unterscheiden. Eine Taskliste zum Beispiel enthält Spalten welche angeben wer für einen Task verantwortlich ist und wie lange ein Task dauert etc. und ebenfalls passende Ansichten (My Tasks).

Alle diese Listenvorlagen basieren auf der Basislistenvorlage “Custom List”. Wir wählen Custom List aus und vergeben für unsere neue Liste einen Namen.

Anschliesend kommt man in die Standardansicht der Listen, von hier aus werden alle Einstellungen über das neue Ribbon oben vorgenommen.

imageU5P7X7ZOAbb. 2 – List Ribbon

Erster Anlaufpunkt zur Gestaltung des Listenschemas, also zur Erzeugung von Spalten sind die “List Settings” rechts im Ribbon.

Auf dieser Seite lassen sich mit den entsprechenden Menüpunkten alle Einstellungen verwalten. Alles von Titel und Beschreibung der Liste bis hin zu den Email und Versionierungseinstellungen kann hier getroffen werden.

Mittels “Add Column” kann nun ein Field eingefügt werden.

1imageAbb. 3 – Neues Field

In Abbildung 3 sieht man welche Eigenschaften ein einzelnes Feld eines Listenschemas hat. Man kann einen Namen vergeben und den passenden Datentyp wählen. Via Sharepoint API kann natürlich die Liste vorgegener Datentypen erweitert werden. Stichwort : Custom Fields

Ein Nachteil wenn man Felder direkt in Listen einfügt ist die fehlende Wiederverwendbarkeit. Definiert man ein Mitarbeiterverzeichnis mit allen Spalten und möchte dieses Schema ein zweites mal für eine weitere Liste verwenden, so muss man von vorne beginnen. Um hier Abhilfe zu schaffen gibt es Content Types (Inhaltstypen). Sie werden in den Site Settings unter “Galleries” / “Content Types” erstellt und sind Container für eine Sammlung von Spalten. Einen Content Type kann man nachdem er erstellt wurde dann jeder Liste zuweisen. Wird der Content Type verändert kann man die Änderungen nach unten “propagieren”. So kann man die Datendefinitionen zentral verwalten. Neu bei Sharepoint 2010 sind sogenannte Enterprise Content Types. Diese erlauben es Content Types in einer Site Collection – dem sogenannten Content Type Hub zu definieren und beliebige andere Site Collections können diese Content Types abonnieren. So wird es möglich für eine komplette Farm die Content Types zentral zu verwalten.

Abschliessend seien noch folgende eingabaute Listenfeatures erwähnt:

  • Man kann Email an Listen/Bibliotheken senden, der Inhalt wird in Sharepoint abgelegt
  • Listen / Bibliotheken sind auf Wunsch Versioniert und erfordern eine Inhaltsgenehmigung
  • Workflows können auf Listen und auch auf Content Types gebunden werden
  • Listen können auf Knopfdruck als RSS Feed abonniert werden
  • Man kann Bibliotheken via WebDAV im Explorer darstellen und Dokumente via Drag & Drop hochladen.
  • Listen und Bibliotheken sind auf Knopfdruck nach Excel exportierbar

Listen und Bibliotheken lassen sich mit den eingebauten Sharepoint Webparts sehr einfach auf beliebigen Seiten darstellen.

imageL5TSCBVUAbb. 4 – Listen WebParts

Klickt man auf “Edit Page” und “Insert” / “Existing List” so kann jede existierende Liste ganz einfach auf einer Seite dargestellt werden.

Öffnet man eine Liste mit dem Sharepoint Designer (im Ribbon der Liste verfügbar), kann man die ASPX Seiten, welche zur Eingabe, Anzeige und zum Editieren der Listenelemente verwendet werden einfach anpassen (unter “Forms).

Jede Liste ist übernimmt die Berechtigungen ihrer Site. Natürlich kann jede Liste und auch jedes Element einzeln berechtigt werden.

Soweit eine ganz kurze Einführung in die schier unendlichen Möglichkeiten die Sharepoint mit dem Listenkonzept bietet. Viel Spass beim Experimentieren – hoffentlich nicht auf Produktivsystemen.


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