Visão Geral do SharePoint 2010

A idéia desse post é trazer uma visão geral do SharePoint 2010 e algumas das novidades com foco nos usuários e power users, ou seja, nada de visual studio ou infra-estrutura. É para ser uma discussão sobre o que temos out-of-the-box no SharePoint 2010. Após conhecer o que já temos pronto (o que eu considero o primeiro passo de qualquer projeto de SharePoint).

Como ponto de partida, o posicionamento do SharePoint: “A plataforma de colaboração para Enterprise e Web”. Para cada cenário de negócio onde as pessoas precisam interagir entre si, com conteúdo / informação, ou com aplicações de negócio, a plataforma SharePoint oferece um rico conjunto de capacidades integradas, prontas para o uso, mas que podem ser customizadas para necessidades específicas e integrar com produtos e soluções.

Podemos enumerar 3 grandes valores / objetivos do SharePoint 2010:

• Conectar e Habilitar pessoas possibilitando que elas trabalhem juntas de maneiras que sejam mais efetivas para elas. Não importa se pelo PC, dispositivo móvel, ou browser, se on-line ou off-line, o SharePoint 2010 oferece uma experiência do usuário intuitiva e familiar.
• Reduzir custos: infra-estrutura unificada que oferece gerenciamento e disponibilidade em grande escala. Reduz o custo total de ownership (tanto local quanto hospedado) por oferecer um conjunto de funcionalidades integradas e por permitir a consolidação das soluções de produtividade das organizações. Isso traz uma redução dos custos relacionados com manutenção, treinamento e gerenciamento da Infra-estrutura
• Resposta rápida as necessidades de negócio com deploy de soluções mais fácil e dinâmico. Para cada tipo de usuário (usuário final, power user ou desenvolvedor), o SharePoint 2010 oferece ferramentas e capacidades para desenhar e criar soluções de negócio que podem estar integradas com dados, ferramentas e processos legados.

Com esses 3 objetivos em mente, quando falamos do SharePoint 2010 para soluções de colaboração, existem 6 áreas para explorar: Sites, Communities, Content, Search, Insights e Composites.

SharePoint Sites

Fornece as capacidades básicas necessárias para utilizar sites SharePoint para engajar funcionários, parceiros e clientes de uma maneira efetiva. Na figura abaixo temos os 3 das principais metas do sites SharePoint.

No SharePoint 2010 a interface do usuário sofreu grandes alterações e talvez a maior delas seja a adoção do Ribbon UI (que surgiu com o Office 2007 e continua no Office 2010), o que proporciona uma interface sensível ao contexto, similar tanto no client (office) quanto no server (SharePoint), além de poder ser utilizado pelas aplicações desenvolvidas para a plataforma.

Além do Ribbon, um ponto importante no 2010 é a mudança para que as pessoas tenham mais controle sobre o site mudando para um foco em páginas e não em listas e bibliotecas para páginas, ou seja, listas e bibliotecas continuam existindo e sendo importantes mas um site no 2010 é uma coleção de páginas.

Um outra novidade é a possibilidade de importar temas do PowerPoint para o SharePoint possibilitando reutilizar todo o trabalho já realizado quando criamos um ppt com as cores e identidade de nossa empresa.

 
Suporte a interface multi-idiomas nativo que permite não só mudar o idioma do Ribbon, menus e navegação, mas também permite a configuração que campos tenham suporte a multi-idioma, fazendo com que ao criar um novo conteúdo possa ser fornecida traduções do conteúdo que estão adicionando.

Finalmente temos uma aplicação desktop para SharePoint (SharePoint Workspace) que nos permite colaborar e ser produtivo mesmo quando não estamos conectados. Quando on-line o SharePoint Workspace atualiza automaticamente no site qualquer alteração feita no client. Ao detectar que está off-line, as mudanças ficam num cache local e assim que estiver conectado fará a atualização no site somente da diferença (delta).

SharePoint Communities

Traz a habilidade de localizar e acessar facilmente expertise e interagir com outras pessoas de maneiras novas e criativas, através de redes formais e informais.

O SharePoint Communities pode ser definido como funcionalidades de Social computing, mas talvez seja melhor definido como a nova geração das funcionalidades de colaboração com foco social e em pessoas, o que fortalece a plataforma de colaboração do SharePoint.

O time do SharePoint fez um grande esforço para capturar conhecimento informal (colaboração adhod, tag, wikis). Existe um novo template de enterprise wiki onde o usuário pode fazer o que quer mas com workflows, categorias, etc, ou seja, com mais estrutura (similar a wikipedia). Com essa informação disponível, foram criadas novas formas de navegação pela informação: Adhoc (tag por exemplo) X estruturado (navegação por taxonomia).

Os “My site” funcionam como Hub para interação com pessoas. No SharePoint 2010 os “My Sites” foram modificados para serem o hub de social networking para pessoas da organização com o intuito de achar e trabalhar com pessoas de forma informal e/ou formal. No My Site temos o perfil do usuário, atualização de status e feed de atividades, descoberta de conhecimento.

Tags: “Social Feedback” é uma das novidades do SharePoint 2010 e possibilita aos usuários descobrir conteúdos e o que os outros usuários pensam sobre esse conteúdo. No SharePoint existem dois tipos de tags: social e expertise:

• Social se refere ao conteúdo a adiciona metadados ao conteúdo para descreve-lo. Esse tipo de tag possibilita a descoberta de conteúdo e o crescimento de informações
• Expertise é relacionado a pessoa, quais os projetos nos quais está trabalhando, quais seus skills, etc. Esse tipo de tag, ajuda a criar relacionamentos e conexões com outras pessoas na organização.

Além disso (e de Wikis e Blogs de usuário e de time) temos os Bookmarks que são uma evolução dos antigos “My Links” do SharePoint 2007 e que possibilita que um usuário decida como um link é compartilhado e categorizado, temos Feedback e Note Board.

SharePoint Content

Fornece facilidades para criação, revisão, publicação e descarte de conteúdo, incluindo conformidade com regras de complience definidas, tanto em documentos quanto em páginas web.

Entre as novidades temos os Metadados gerenciados, onde temos a possibilidade de definir taxonomias de forma centralizada que podem ser utilizadas na farm ou entre farms para classificar e rapidamente localizar conteúdos.

Uma das formas de trabalhar com metadados no 2010 é a possibilidade de automaticamente extrair metadados de imagens armazenadas numa Asset Library. Esse metadado pode ser utilizado em buscas ou quando navegamos pela Asset Library utilizando um critério específico, além de podermos configurar diretórios de listas e bibliotecas para colocar tags automaticamente ao conteúdo com base no metadado.

O SharePoint 2010 tem o conceito de “Taxonomia” e de “Folksonomia”: Taxonomia é uma organização hierárquica de tags de conteúdo que é gerenciada de forma centralizada e utilizada pelos donos do conteúdo selecionando tags pré-definidas. Já “folksonomia” difere de Taxonomia pelo fato das tags e da hierarquia das tags não são definidas e gerenciadas de forma centralizada, ou seja, os usuários são livres para adicionar tags ao conteúdo ou reutilizar tags que outras pessoas criaram.

Outra novidade do SharePoint 2010 é a disponibilidade de identificadores de documentos (Document ID) onde é possível atribuir um identificador numérico único a um documento possibilitando ao usuário recuperar o documento mesmo que ele tenha sido movido para outra localização no site (muito útil para não quebrarmos o link que passamos por e-mail, por exemplo).

Conjunto de documentos (Document Set) permite agrupar múltiplos itens (documentos) que pertencem ao mesmo “projeto” em uma única entidade. Todos os documentos desse mesmo conjunto compartilham os mesmos metadados e todo o conjunto pode ser versionado como um todo (incluindo o download do conjunto como um arquivo zip), além de poder associar um Workflow para todo do Document Set, ao invés de um workflow para cada documento. Todo Document Set tem um página inicial com as informações de metadados compartilhados por todos os documentos com conjunto, bem como as listas dos documentos.

A nova funcionalidade de Roteamento de documentos (advanced routing) traz a possibilidade de que o sistema, através de metadados e outras regras, determine em qual biblioteca ou diretório um documento submetido ao SharePoint deve ser armazenado.

Com o 2010 temos a possibilidade de sinalizar que um documento é “Oficial” tornando-o proibido de qualquer alteração futura (“In-Place Records Management”). Esse “documento oficial” pode estar na mesma biblioteca que o outros documentos que estão sendo editados.

No que diz respeito a Gerenciamento de Conteúdo Web (WCM) , temos a possibilidade de hospedar um site com foco em conteúdo que é gerenciado e mantido utilizando um workflow de publicação garantindo que somente as pessoas com o correto privilégio tenham permissões para adicionar ou editar conteúdo no Site. O Ribbon possibilita que a autoria de conteúdo seja muito mais rápida. Temos o suporte melhorado para mídias ricas como imagens e vídeos (os vídeos são entregues por um player Silverlight que pode ser customizado para ter a identidade visual do resto do site).

Outra grande ponto de investimento para WCM, é o Web Analytics que informa o tráfego, inventário e como a busca está sendo utilizada (existem Web Parts prontas que trazem conteúdos populares, critérios de buscas e os resultado desses critérios).

SharePoint Search

Com mais conteúdo online e várias pessoas colaborando nesse conteúdo, é fundamental que pessoas possam localizar de forma rápida e fácil o conteúdo que é relevante, estando esse conteúdo em listas, sites ou sistemas externos (file share, sites web ou sistemas legados).

A Microsoft tem algumas opções para Enterprise Search:

• Nível de entrada com o Search Server 2010 Express que é gratuito.
• Infra-estrutura com o SharePoint 2010 que inclui uma solução de busca robusta com muitas melhorias em relação a versão anterior
• Avançada com o FAST Search para SharePoint 2010.

Possibilita busca tanto em conteúdo estruturado quanto desestruturado (conteúdo armazenado no SharePoint e em file shares, sites web, diretórios do Exchange, banco de dados e sistemas externos).

Na melhoria da experiência do usuário temos a possibilidade criar alertas que refazem a busca em intervalos pré-definidos e notifica o usuário via e-mail ou SMS sobre mudanças no resultado, além de ser possível assinar via RSS o resultado da busca.

Existe também o refinamento da pesquisa onde é possível fazer um drill-down nos resultados da pesquisa utilizando filtros. Esses refinamentos são determinados automaticamente pelo SharePoint utilizando tags e metadados, e incluem tipo de conteúdo (páginas web, documento, planilha, apresentações, etc), autor, data da última modificação, etc.

Na busca de pessoas é possível utilizar fonética do nome para incluir no resultados nomes que tenham som similar, incluindo apelidos (“Robert” pode trazer resultados com “Rob”, “Bert”, “Bob”, “Robby”, etc). O SharePoint também pode utilizar a distância social entre pessoas para refinar o resultado de uma busca de pessoa utilizando como base as conversas por e-mail e grupos dos quais o usuário faz parte, além de poder inferir expertise utilizando as atividades do usuário (tags, palavras chaves, etc) e o inbox do Outlook e assim sugerir adições ao seu expertise (informado no perfil do usuário no SharePoint – My Site).

O FAST Search for SharePoint 2010 (resultado da aquisição da FAST em 2008) eleva o patamar de busca empresarial. Apesar de o código do FAST não estar totalmente integrado ao código do SharePoint, ambos compartilham as mesmas APIs de busca possibilitando uma única experiência para o desenvolvedor e compartilhar a mesma base.

O FAST Search for SharePoint 2010 melhora a experiência de busca do SharePoint Server 2010 fornecendo uma experiência visual diferenciada para o usuário (opções de ordenação, busca por similaridade, múltiplos rankings de relevância, metadados, utilização do contexto para melhorar a experiência.

SharePoint Insights

Usuários precisam da habilidade não só de entregar e compartilhar informações, mas também necessitam da habilidade de transformar os dados em conclusões / informações para direcionar os resultados do negócio.

O SharePoint oferece funcionalidades para a construção de Scorecards, Dashboards dinâmicos e gráficos de uma maneira mais self-service e colaborativa. As pessoas podem interagir com os dados, ter KPIs e fazer analises, e criar seus próprios dashboards utilizando o Excel ou as novas Web Parts de gráficos e a integração com funcionalidades nativas do SharePoint como busca, personalização e tags contribui para essa natureza mais self-service.

O SharePoint 2010 trabalha muito próximo do Excel 2010 (que teve muitas evoluções incluindo uma versão 64bits para não ter mais a limitação de 2GB de memória na ferramenta, novas formas de visualização de dados, etc) e o Excel Services foi modificado para manter a paridade com o Excel possibilitando ter no browser a mesma experiência e visualização existente no client. Um dos grandes pontos nessa paridade é a interação com tabelas dinâmicas (pivot tables) fazendo drill down, ordenação utilizando o visual slicer, etc.

Outra mudança é a incorporação do Performance Point Services que permite a criação de scorecards e dashboards. A incorporação do antigo Microsoft Performance Point Server 2007 ao SharePoint 2010 (e as evoluções feitas na plataforma) possibilitam a total integração com a segurança e administração do SharePoint. As novas formas de visualização (como a Decomposition Tree) possibilita realizar uma melhor analise dos dados e facilita a tomada de decisões.

Talvez uma das maiores novidades seja o Visio Services, onde é possível renderizar diagramas do Visio e gráficos no browser, podendo restringir o que vai ser renderizado, além de ter o conteúdo do diagrama acessível pela busca do SharePoint.

Uma das grandes utilizações é integrar dados do SharePoint 2010 Excel Services com o Visio 2010 para criar visualizações, ou seja, planilhas publicadas, cubos do SQL Server ou listas do SharePoint podem servir de dados para criar tal visualização.

SharePoint Composites

Usuários de negócio de todas as funções precisam da habilidade de criar soluções customizadas sem envolver a área de IT em cada requisição. Ao mesmo tempo, o pessoal de TI precisa da possibilidade de habilitar os usuários a criar essas aplicações e ao mesmo tempo manter e disponibilidade e estabilidade do ambiente.

Composites são soluções criadas utilizando ferramentas e componentes prontos do SharePoint para criar soluções robustas de negócio e colaboração sem a necessidade de envolver um time de tecnologia para o desenvolvimento da solução. Existem 4 características básicas que facilita a composição no SharePoint 2010:

• Experiência: criando experiência com usuário rica e interativa que proporcione produtividade e grande adoção pelos usuários
• Conectividade de dados: a possibilidade de facilmente incorporar dados de sistemas externos e oferecer experiências offline e online similares
• Soluções rápidas: a habilidade de rapidamente criar soluções de negócio utilizando componentes e ferramentas já existentes no SharePoint 2010
• Controle do TI: prover ao time de TI a habilidade de usuários criar soluções e facilmente monitorar, gerenciar e isolar soluções customizadas para garantir a disponibilidade do ambiente.

As aplicações no SharePoint podem ser consumidas utilizando o browser num PC, pelo dispositivo móvel ou pelas aplicações do Office (Word, Excel, Access e Outlook), além do próprio SharePoint Workspace 2010 (já citado anteriormente) que o acesso offline ao conteúdo do SharePoint 2010.

Para melhor a experiência do usuário o SharePoint oferece vários templates de sites, além de suporte a interfaces Silverlight (não só para visualizações de gráficos e vídeos, mas como uma aplicação rica hospedada no browser) e das características dos sites já citadas anteriormente (como Ribbon, por exemplo).

O SharePoint 2007 trouxe o Business Data Catalog (BDC) que foi evoluído para o SharePoint Business Connectivity Services que possibilita acesso a dados externos além da criação das tipo de dados externo pelo SharePoint Designer 2010 que podem ser utilizados em listas ou por aplicações do SharePoint.

Já foi falado anteriormente sobre o Visio Services, mas quando falamos de Composites, esse serviço aparece novamente como um grande avanço para workflows. Usando o Visio 2010 o os usuários de negócio podem facilmente desenhar o workflow/processo que desejam, e após isso esse Visio pode ser exportado para o SharePoint Designer 2010 para a adição das regras de negócio. Esse workflow criado no SharePoint Designer pode ser exportado de um site para outro, o que possibilita o desenvolvimento e teste do workflow em um ambiente (desenvolvimento e/ou teste) e a realização do deploy em outro ambiente (produção). Após ser publicado no SharePoint, esse workflow pode ser visualizado (incluindo o status atual) utilizando o Visio services.

Outro ponto referente a workflow, é que muitas vezes é necessária a interação humana para mudar um status ou estágio do workflow pela inserção de dados, por exemplo. Para esse cenário, o SharePoint Designer 2010 (SPD) cria automaticamente os formulários necessários utilizando o InfoPath 2010 que pode ser customizado no próprio SPD 2010. Como e formulário é InfoPath, ele pode ser renderizado da mesma maneira (ou muito similar) no browser, em clientes office ou no SharePoint Workspace.

o SharePoint Designer 2010 teve muitas evoluções se comparado ao seu antecessor, desde mudanças da interface (ribbon, por exemplo), quanto nas possibilidades de customizações (já falamos que é possível criar workflows mais poderosos, criar entidades externas, etc). Mas uma mudança muito importante (e nem sempre tão visível) foi a possibilidade dos administradores da farm controlarem (pelo Centro Administration) o uso do SharePoint Designer ou de limitar usuários a funcionalidades específicas, além do administrador de um site collection poder controlar o que pode ou não ser feito com o SharePoint Designer num site collection específico. Esses controles possibilitam que os administradores permitam o uso do Designer sabendo exatamente o que vai poder ser alterado.

Outra nova funcionalidade com foco no controle do ambiente é a possibilidade de ter Sandboxed Solutions, ou seja, solução que contém código customizado e que pode ser implantada por um administrador ou por um owner de um site collection. Isso remove a necessidade de uma pessoa de TI realizar o deploy.

Essas soluções são mais limitadas no que se pode fazer com o modelo de objetos do SharePoint. Uma sandboxed solution, não pode interagir com outros site collections ou com a farm. Além disso os administradores podem estabelecer algumas fronteiras e controles sobre essas soluções. O SharePoint 2010 tem recursos para monitorar e gerenciar esse tipo de solução para garantir que uma sandboxed solution mal codificada prejudique o desempenho e disponibilidade do ambiente. É possível definir limites de utilização de CPU, memória e tempo de execução de query no banco de dados, e se a solução ultrapassar esses limites, o SharePoint 2010 desabilitará automaticamente a solução, impedindo-a de rodar novamente durante o resto do dia.

Outra novidade para facilitar a composição de aplicações, é a adição do Access Services que possibilita a publicação no SharePoint de aplicações feitas no Access 2010 com total paridade com a aplicação cliente. Todas as tabelas, relatórios, formulários e macros são importadas para o SharePoint disponibilizando a aplicação para mais usuários.

Pensando na interoperabilidade, além dos próprios XML Web Services e do WSRP (Web Services for Remote Portlets), o SharePoint 2010 oferece a possibilidade de buscar dados nas listas utilizando uma interface REST (utilizando o ADO.Net Data Services), promovendo uma forma flexível serviço de dados que pode ser integrado com a web utilizando URIs para apontar para dados e formatos bem conhecidos para o formato de representação dos dados como JSON e XML plano.

Conclusão

Como podemos ver, o SharePoint 2010 oferece uma vasta gama de funcionalidades prontas para diversas frentes diferentes (Sites, Comunidades, Conteúdo, Busca, Insights, e Composição). Sem a necessidade de desenvolvimento (código C#, por exemplo) é possível criar e compor muitas soluções utilizando a plataforma, e é exatamente em saber utilizar em conjunto essas funcionalidades que está o diferencial de tirar o melhor da plataforma.

Espero ter mostrado uma geral do que é o SharePoint 2010 com um foco no que temos na plataforma pronto para ser utilizado.

[]s

Alex Schulz