新手上路:用 Access+Outlook 来采集信息


前些天和一个高中同学小王聊天,她在一个国有银行工作,每个礼拜要收集各个分行周会会议纪要的信息。分行在全国各地啦,靠信鸽或者平邮么估计是太慢了,所以她做了个Word文档,里面是简单的几栏信息,email给每个分行的联系人。等他们填完了再用email发回来,小王就把所有的数据copy/paste到一个Excel文档里面,流程么大概就是下面画的那样(Btw, 赞一下Expression Blend 3, 特别是SketchFlow, 很好很强大!)。

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我问她你们几个分行呀,她说三、四十个。每次数据copy/paste就要好久,还要仔细检查,容易出错,这工作量还不小。而且老板要看的报告是要有所有历史数据的,要按分行分组排序的,用Excel, 她每次还得alt+enter才能把大段大段的“详细内容”填到一个小小的格子里面。。。

呃~ 好吧,典型的部门级数据收集scenario (Departmental Level Data Collection), 这样的小的scenario,弄个SQL Server来automate一下吧,实在是杀机用牛刀。。。再说IT也不见得肯给小王权限直接query SQL DB呀;用Word+Excel 来manual做吧,不说浪费时间了,主要是容易出错。试试看用Access吧 🙂

给大家介绍2种方法,今天讲Access+Outlook,明天用Access+SharePoint,那个更简单!Access+Outlook不是Office2010的新功能拉,2007就有的。简单的说就是用email作为表格的发送和回收方式,数据在Outlook里面自动倒入到Access,产生报表。这样一来流程就变成这样:

1. 小王建一个Access文档,通过email向导设好表格,发给所有分行联系人

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2. 分行联系人回复小王的email,直接在email正文里面直接填写表格

3. 小王Outlook里面收到信,预览数据,确认信息后,让Outlook直接把数据灌到Access文档里面

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4. 老板要报告了,小王只要打开Access文档,所有数据都在里面,而且排版排好了,直接打印。

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下面就用视频演示一下我教小王怎么做这个Access文本。哦,对了,虽然我是用2010为大家作演示,这个功能Access 2007就有了哦。

P.S.: 如果视频比较模糊的话,好像直接访问http://v.youku.com/v_show/id_XMTU0MTcxNDcy.html 会稍微好一些 😐

P.P.S.: 如果一些网友不能看视频的话,可以投条给我,我把简单的demo script发给大家。

-Lois

Comments (3)

  1. 清风拂面 says:

    这个真不错!

    以后碰到类似问题,照这个办!

    顺便问一下,“附件”在2010有改进的地方吗?

    我觉得,在2007中“附件”在未绑定记录源时,使用不方便

  2. gnoy says:

    非常漂亮,对于数据收集这个办法简单易行。SharePoint方式依赖服务提供商的推广。

  3. gdjdcw says:

    受益非浅!请多推广一些OFFICE新功能的使用方法!

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